Men parallellt med det strömlinjeformade varuflödet krävs också ett lika effektivt flöde för hanteringen av de dokument som genereras för var försändelse, varje pall och i vissa fall varje vara.

Krav inom modern dokumenthantering
För att dessa dokument ska kunna hanteras lika smidigt som en nya logistiklösningarna ställs stora krav på modern dokumenthantering. Det räcker inte med att dokument snabbt och korrekt kan skapas och lagras. Systemet för dokumenthantering måste också vara väl integrerat med andra system inom företaget för lager- och logistikhantering, ha stor spår- och sökbarhet samt vara lätt att hantera för alla medarbetare. Detta har allt mer kommit att bli en förutsättning för en modern lager och logistikverksamhet och inom områden som e-handel där man hanterar en stor mängd mindre försändelser varje dag som alla måste vara spårbara både internt och för kund är detta ett riktigt nyckelområde.

Det är därför som alla företag inom dessa områden noga bör följa de senaste utvecklingarna inom just dokumenthantering. Genom att ta hjälp av en partner som kan leverera en komplett extern lösning och hjälper till med att integrera den med ens redan befintliga system kan spara mycket tid och pengar både i uppstartsfasen och längre fram i det dagliga arbetet.

Detta bidrar också till att de som arbetar operativt med hanteringen av dokument i företaget kan ha ett mycket närmre samarbete med de som arbetar med packning och leveranser inom företaget. Eventuella felaktigheter och misstag kan ofta upptäckas i ett tidigare skede vilket kan förhindra en stor mängd merarbete och även stoppa felleveranser. Detta hjälper även till att skapa en bättre förståelse mellan de som arbetar med dokumenthanteringen och de som arbetar på ”golvet”.

Till sist kan en effektiv dokumenthantering även vara till stor hjälp när det gäller att utvärdera och utveckla de system man har inom förpackning och logistik. Med hjälp av metadata och sökfunktioner blir det lätt att sammanställa rapporter och få en överblick av hur olika system har påverkat den totala produktionen och lönsamheten i verksamheten.

Detta är endast några få orsaker till att modern dokumenthantering och förpackningslogistik går, eller åtminstone bör gå, hand i hand. Att modernisera den ena utan att samtidigt i samma grad uppgradera den andra och på ett smidigt sätt integrera de två kan lätt leda till att man skapar suboptimeringar och i det långa loppet inte får ut den fulla potentialen av sina investeringar. Tillsammans kan de hjälpa till att skapa en flexibel och lättöverskådlig hantering av både varor och tillhörande dokument.